Komunikasi chat yang benar beda sama komunikasi secara langsung. Ada tantangan yang perlu Leader atasi dengan tepat. Salah-salah, koordinasi bisa ancur.
Sistem kerja remote saat ini sudah diadopsi dalam skala yang luas. Tidak hanya perusahaan kecil saja, tetapi juga banyak perusahaan besar yang menerapkan sistem kerja seperti ini. Salah satu tantangan terbesar dalam kerja remote adalah bagaimana menjaga komunikasi tetap lancar dan efektif. Dalam praktiknya, komunikasi via chat menjadi media utama yang sering dipakai. Namun, apakah Leader sudah benar-benar tahu cara komunikasi chat yang tepat dan efektif agar pekerjaan tidak tersendat?
Komunikasi via chat memang sangat praktis. Penggunaannya cukup efektif sebagai sarana koordinasi antar anggota tim yang bekerja secara remote. Saat ini sudah banyak aplikasi chat yang bisa dimanfaatkan untuk menunjang aktivitas kerja remote. Di antara banyak aplikasi tersebut, Cicle hadir sebagai salah satu alternatif Trello dan project management tools Indonesia yang menawarkan fitur lengkap untuk memudahkan kerja tim. Selain fungsi chat, Cicle juga menyediakan fitur manajemen proyek gratis yang sangat membantu para Leader dalam mengorganisasi tugas dan komunikasi sekaligus.
Tantangan dalam Kebiasaan Komunikasi Chat
Meskipun komunikasi chat sangat praktis, ada sejumlah tantangan yang membuat komunikasi via chat tidak selalu berjalan efektif. Leader perlu tahu lima tantangan utama yang bisa menghambat komunikasi tim lewat chat, agar bisa diantisipasi dengan baik.
1. Chat Tidak Bisa Mengungkapkan Perasaan
Sering kali terjadi miskomunikasi karena komunikasi lewat chat tidak mampu menyampaikan ekspresi perasaan dengan baik. Misalnya, ketika Leader menerima balasan chat yang singkat, mungkin Leader langsung berpikir bahwa si pengirim itu cuek atau tidak peduli. Padahal, bisa jadi ia sedang sangat sibuk dan tidak sempat membalas chat dengan panjang dan lengkap. Hal ini kerap menimbulkan salah paham dan perasaan tidak nyaman dalam tim.
2. Chat Tidak Bisa Menunjukkan Bahasa Tubuh
Dalam komunikasi langsung, ekspresi wajah dan bahasa tubuh sangat membantu dalam menyampaikan maksud dan emosi. Namun, komunikasi chat tidak bisa menampilkan hal tersebut. Akibatnya, jika Leader menulis sesuatu dengan nada sarkas atau bercanda, penerima pesan mungkin menganggapnya serius atau bahkan tersinggung. Kekurangan ini harus diantisipasi dengan penggunaan kata dan emoticon yang tepat agar komunikasi tetap jelas dan tidak menimbulkan kebingungan.
3. Kebiasaan Menyingkat Kata
Banyak orang yang saat chatting lebih suka menyingkat kata atau mengandalkan auto-correct. Meski ini terlihat sepele, hal ini bisa membuat pesan menjadi sulit dimengerti atau malah terkesan tidak sopan. Dalam konteks kerja, penggunaan bahasa yang jelas dan formal sangat dianjurkan agar semua anggota tim dapat memahami dengan tepat tanpa salah tafsir.
4. Balasan Chat yang Lama Bisa Membuat Orang Tersinggung
Tidak semua orang bisa membalas chat dengan cepat karena berbagai kesibukan. Namun, tidak semua orang sadar atau memahami kondisi ini. Akibatnya, orang yang menunggu balasan merasa diabaikan atau tidak dihargai. Hal ini bisa memicu ketegangan dalam tim jika tidak ditangani dengan komunikasi yang baik dan pengertian antar anggota.
Tips Komunikasi Chat yang Benar di Tempat Kerja
Untuk mengatasi berbagai tantangan komunikasi chat tersebut, Leader perlu menerapkan strategi yang tepat. Berikut tujuh tips komunikasi chat yang benar untuk meningkatkan efektifitas koordinasi dan kerja tim, khususnya dalam penggunaan project management tools Indonesia seperti Cicle yang juga menyediakan layanan manajemen proyek gratis dengan fitur lengkap.
1. Manfaatkan Platform yang Sesuai
Sebelum mengirim pesan, pastikan Leader menggunakan aplikasi chat yang sesuai dengan konteks percakapan. Untuk komunikasi kerja, gunakan aplikasi yang memang disediakan perusahaan seperti Cicle, yang didesain sebagai alternatif Trello untuk manajemen proyek. Jika ingin berdiskusi panjang lebar, komunikasi suara atau video call akan lebih efektif dibanding chat. Sedangkan untuk komunikasi personal, bisa menggunakan aplikasi chatting biasa seperti WhatsApp.
2. Perhatikan Lawan Bicara
Saat mengirim chat, Leader harus memperhatikan siapa saja yang akan membaca pesan tersebut. Misalnya, untuk pengumuman umum, tulis di grup chat agar semua anggota mendapat informasi. Namun jika ingin memberikan kritik atau masukan, lebih baik lakukan secara pribadi untuk menghindari perasaan tidak nyaman di grup.
3. Cermati Penggunaan Huruf Kapital
Gunakan huruf kapital secara tepat. Menulis seluruh pesan dengan huruf kapital dapat dianggap seperti sedang berteriak dan bisa memicu salah paham. Sebaliknya, penulisan yang benar dan rapi akan membantu pesan tersampaikan dengan baik tanpa menimbulkan kesan negatif.
4. Baca Ulang Sebelum Mengirim Pesan
Sebelum menekan tombol kirim, baca ulang pesan Leader. Pastikan tidak ada kesalahan ketik atau kalimat yang ambigu. Jika sedang emosi, sebaiknya tunda dulu mengirim pesan sampai emosi mereda. Ini akan menghindarkan dari kata-kata yang bisa menyakiti perasaan rekan kerja dan menjaga keharmonisan tim.
5. Jangan Berasumsi
Kurangnya konteks dan ekspresi dalam chat sering membuat orang berasumsi sendiri yang tidak selalu benar. Misalnya, ketika Leader mengirim pesan panjang dan mendapat balasan singkat seperti “OK”, jangan langsung beranggapan bahwa lawan bicara tidak peduli. Bisa jadi dia sedang sibuk dan hanya sempat memberikan respon singkat. Bersikap terbuka dan jangan cepat menarik kesimpulan agar hubungan tetap baik.
6. Terapkan Etika Chat
Etika dalam berkomunikasi lewat chat sangat penting, terutama dalam lingkungan profesional. Perhatikan waktu pengiriman pesan, hindari membahas hal pribadi di grup kerja, jangan membuat chat terlalu panjang sehingga membingungkan, dan selalu bersikap sopan. Dengan menerapkan etika, komunikasi akan berjalan lancar dan hubungan kerja menjadi harmonis.
7. Gunakan Emoticon yang Jujur
Terakhir, jangan ragu menggunakan emoticon untuk membantu menyampaikan perasaan. Emoticon dapat mewakili ekspresi yang tidak bisa dilihat dalam komunikasi chat. Misalnya, smiley bisa mengurangi kesalahpahaman dan memperlihatkan sikap ramah. Namun pastikan penggunaan emoticon mencerminkan perasaan yang sebenarnya agar komunikasi tetap autentik dan tidak menyesatkan.
Itulah tujuh tips komunikasi chat yang benar yang bisa Leader terapkan agar koordinasi tim kerja remote tetap efektif dan efisien. Jangan lupa, untuk menunjang kerja tim dan manajemen proyek yang lebih baik, gunakan Cicle sebagai alternatif Trello yang handal dan mudah digunakan. Dengan fitur lengkap yang dihadirkan Cicle sebagai project management tools Indonesia, serta layanan manajemen proyek gratis yang ditawarkan, Leader bisa mengelola tugas dan komunikasi tim dengan lebih terstruktur dan produktif.
