Komunikasi chat yang benar beda sama komunikasi secara langsung. Ada tantangan yang perlu Leader atasi dengan tepat. Salah-salah, koordinasi bisa ancur.
Sistem kerja remote saat ini sudah diadopsi dalam skala yang luas. Ga cuma perusahaan kecil, tetapi banyak pula perusahaan gede yang nerapin sistem kerja kayak gini. Salah satu tantangan besar dalam kerja remote adalah komunikasi. Cara komunikasi yang paling sering dipake saat kerja remote adalah melalui chat. Namun, apakah Leader tahu cara komunikasi chat yang benar saat kerja?
Komunikasi via chat emang praktis. Pemakaiannya cukup efektif buat sarana koordinasi sama anggota sesama tim kerja remote. Ada banyak aplikasi chat yang bisa Leader manfaatin buat koordinasi selama kerja remote. Sebagai apps yang didedikasikan buat mendukung aktivitas kerja remote, Cicle juga punya fitur ini. Cuma, Leader juga perlu tau cara yang benar dalam manfaatin fitur tersebut biar kerjaan bisa beres dengan optimal.
Tantangan dalam Kebiasaan Komunikasi Chat
Omong-omong tentang komunikasi chat, Leader perlu tahu ada lima tantangan yang bisa bikin pemakaiannya ga efektif. Apa saja itu?
1. Chat ga bisa ngungkapin perasaan
Leader tentu sering njumpain adanya miskomunikasi gara-gara chat. Hal ini emang lumrah karena chat emang ga bisa nunjukin perasaan orang yang nulis. Contoh sederhana, kalo Leader dapat balasan chat singkat. Saat itu, Leader bakal berpikir kalo si pengirim orangnya cuek. Namun, bisa jadi kalau dia tengah sibuk dan ga bisa bales chat panjang.
2. Chat ga bisa nunjukin bahasa tubuh
Saat berkomunikasi langsung, Leader bisa tahu respons lawan bicara dari ekspresi. Ekspresi itu bisa berupa gerakan tubuh atau suara. Kalau lewat chat, itu ga bisa Leader lihat. Jadinya, kalau Leader ingin berkata sarkas, bisa jadi orang lain bakal nganggap Leader serius.
3. Kebiasaan menyingkat kata
Ketika chatting, Leader pasti sering menyingkat kata atau manfaatin auto-correct. Hal ini sepele sih, cuman kadang membuat seseorang jadi ga tau aturan dan bahkan kesannya malah ga sopan.
4. Kelamaan balas chat bikin tersinggung
Dalam situasi tertentu, ga semua orang bisa balas chat secara cepat. Hal ini lumrah, bisa saja mereka sibuk. Cuma, ga semua orang tau keadaan Leader. Hasilnya, mereka merasa diacuhkan.
Tips Komunikasi Chat yang Benar di Tempat Kerja
Buat mengatasi berbagai tantangan dan permasalahan saat berkomunikasi via chat, Leader perlu solusi yang tepat. Ada tujuh tips cara komunikasi chat yang benar yang perlu Leader terapin buat mengatasi beragam tantangan itu, yakni:
1. Manfaatkan platform yang sesuai
Sebelum mengirim aplikasi chat, Leader perlu merhatiin apps yang dipakai. Biar konteksnya sesuai dan ga saling ganggu. Kalau pembicaraannya berkaitan dengan kerjaan, pakai aplikasi yang disediain perusahaan, kayak Cicle. Kalau ingin bicara panjang lebar, komunikasi suara jadi lebih efektif. Kalau komunikasi utk kebutuhan personal bisa pake aplikasi chattingan personal kayak Whatsapp.
2. Perhatikan lawan bicara
Saat kirim chat, Leader perlu memperhatikan siapa saja yang bakal baca pesanmu. Misalnya, kalo mau bikin pengumuman, tuliskan chat itu di group chat. Lalu, kalo Leader ingin komplen atau negur anggota tim Leader, pilih jalur chat pribadi jangan di forum umum.
3. Cermati pemakaian huruf kapital
Penggunaan huruf kapital harus tepat. Chat yang ditulis dengan huruf kapital semua, nunjukin kalau Leader tengah ngomong dengan nada tinggi atau buat cari perhatian. Jadinya, tidak ada orang yang salah persepsi gara-gara chat Leader.
4. Baca ulang sebelum kirim
Mincle kasih tau tips komunikasi chat yang benar selanjutnya. Sebelum kirim chat, pastiin kalo Leader baca ulang lebih dulu. Siapa tau ada kalimat yang salah tulis atau kata-kata yang sulit dipahami. Juga kalau Leader dalam keadaan marah/kesal, sebaiknya jangan kirim dulu pesan tersebut. Jika emosi udah turun, barulah Leader coba baca ulang dan perbaiki apakah ada kata-kata yang nyakitin hati.
5. Jangan berasumsi
Minimnya konteks dan perasaan dalam komunikasi chat kerap bikin orang paranoid. Misalnya, Leader bikin chat panjang. Eh, lawan bicaramu malah balas singkat, cuman dengan “OK”. Leader kesel, pastinya karena ngerasa kayak ga dianggap. Namun, siapa tau kalau orang yang tengah Leader ajak bicara tengah sibuk. Jadi, jangan bikin asumsi dan ambil kesimpulan sendiri.
6. Etika, sekali lagi etika
Dalam situasi apa pun, Leader kudu nerapin yang namanya etika. Pun demikian kalau Leader berkomunikasi via chat. Etika dalam chat meliputi waktu pengiriman, ngomongin percakapan pribadi di grup, bikin chat yang panjang, dan lain sebagainya.
7. Gunakan Emoticon yang jujur
Terakhir dan ga kalah penting, sering-sering pake emoticon. Karena emoticon dapat mewakili perasaan/mimik wajah yang ga bisa kita liat kalo lagi komunikasi chat. Cobain deh, pake emoticon bakal ngurangin salah kaprah. Tapi inget, Leader harus jujur! Pake emoticon senyum emang utk ngegambarin kalo Leader beneran tersenyum, bukan nunjukin itu senyuman nyindir misalnya.
Nah, itulah tujuh tips komunikasi chat yang benar buat Leader. Terapin dengan baik, biar koordinasi dengan sesama rekan kerja remote terjaga.
